注文書と請書 ｜スマイル解体@札幌

✅ 1. 注文書とは

◉ 概要

注文書は、発注者（買い手・依頼主）が受注者（売り手・請負業者）に対して、商品の購入やサービスの依頼を正式に申し出る文書です。

◉ 法的性質

注文書は「契約の申込み」にあたります。

民法上、売買契約や請負契約の申し込みに該当し、相手方がこれを承諾することで契約が成立します（民法第521条等）。

署名や押印があると、意思表示の証明力が強まります。

◉ 注文書の主な内容

・【発注者情報】

会社名、担当者名、住所、電話番号など

・【受注者情報】

相手方の会社名、担当者名

・【発注日】

書類の日付

・【注文番号】

管理のための通番（任意）

・【商品、サービスの内容】

品名、仕様、型番など詳細に記載

・【数量、単価、合計金額】

税抜／税込を明示するのが望ましい

・【納品予定日、納品場所】

取引条件に関わる重要項目

・【支払条件】

支払期限、振込口座、手形有無など

・【特記事項】

キャンセル条件、検品方法など

✅ 2. 請書とは

◉ 概要

請書（うけしょ）は、受注者が注文書に対して「注文の内容を確認し、確かに受け取りました」と記録する受領書です。

◉ 法的性質

請書は「契約の承諾」の意思表示として、民法上の契約成立の証拠になります。

請書を返送することで、取引条件に合意したことを明示します。

条件変更や特記事項がある場合には、請書に明記して返送するのが原則。

◉ 請書の主な内容

・【受注者情報】

発行者である自社の情報

・【発注者情報】

相手方の情報

・【請書作成日】

書類の日付

・【注文書番号】

どの注文に対する請書か明確に

・【注文内容の要約】

商品名、数量、金額などを転記

・【受領・承諾の文言】

「上記注文内容にて、確かにお受けいたします」など

・【署名・押印】

担当者の署名、会社印や代表印（実印）

✅ 3. 注文書・請書のやり取りの流れ

※請書を返送せず、受注者が納品を開始した場合も「黙示の承諾」とされ契約が成立することがあります（裁判例もあり）。

✅ 4. 書面が必要かどうか？（契約書との違い）

金額が大きい取引やトラブル回避のためには、「注文書＋請書」のセットでの管理が好ましいです。

契約書を別途作成するケースもあります（その場合は注文書・請書は省略されることも）。

✅ 5. 電子化の動向

◆近年では、以下のように書類の電子化・ペーパーレス化が進んでいます

・PDFでのメール送信

・電子契約サービス（例：クラウドサイン、DocuSign）

・ERPシステムでの自動発行

◆注意点

・電子データも「原本」として扱えるよう、保存ルール（電子帳簿保存法など）を守る必要があります。

・電子署名やタイムスタンプで真正性を担保する企業も増加中。

✅ 6. よくあるトラブルと防止策

・【発注内容と納品内容の不一致】

注文書に仕様・数量を明確に記載、請書で内容確認

・【支払条件の認識違い】

支払条件を注文書に明記し、請書で確認

・【納期の遅延】

注文書で納期を指定、遅延時の対応を明記

・【請書の未返送による契約不成立】

請書の返送を必須とする社内ルールを整備

✅ 7. 実務上の注意ポイント（まとめ）

・注文書と請書は、契約の意思を確認・記録する非常に重要な文書です。

・トラブル防止の観点から、書面でのやりとりを残すことが重要。

・口頭やメールだけで契約を進める場合でも、必ず記録を残す（メール保存、議事録など）。

・自社の発注・受注フローに、注文書と請書を組み込むことで、業務の透明性と信頼性が向上します。